Personalassistenz / People & Culture Operations Assistant (all humans)

Personaladministration & Mitarbeiter*innenbetreuung | 40 Stunden | Quereinstieg willkommen

Bei VIVAMAYR arbeiten Hotelfachkräfte, Ärzt*innen und Therapeut*innen Seite an Seite. Damit sich alle gut aufgehoben fühlen, suchen wir eine Person, die für unsere Mitarbeiter*innen da ist: als erste Anlaufstelle bei allen Personalfragen und als verlässliche Hand in der Personaladministration.

Du kommst aus der sozialen Arbeit oder bringst eine starke Affinität im Umgang mit Menschen mit? Du hörst gerne zu, behältst trotzdem den Überblick und magst klare Abläufe? Quereinstieg ist ausdrücklich willkommen: Lohnverrechnung und Buchhaltung lernst du bei uns in bezahlten Ausbildungen. Dann lass uns reden.

Was wir dir anbieten

• 40 Stunden/5 Tage Woche

• Regelmäßige Arbeitszeiten von Montag bis Freitag

• Ganzjährige Beschäftigung

• Immer frei zu Weihnachten und Neujahr

• Arbeitsort: Maria Wörth

• Kostenlose tägliches Mitarbeiter*innenessen & Parkplatz vor Ort

• Möglichkeit zu Bikeleasing

• Geteiltes Trinkgeldsystem „One Team. One Tip.

• Strukturierte Einschulung durch die Leitung People & Culture und unseren Lohnverrechnungspartner

• Bezahlte Ausbildungen und/oder 1:1 Coaching

• Ausbildung zur Sicherheitsvertrauensperson

• Eine Rolle mit echter Verantwortung und Gestaltungsspielraum

• Ein Team, in dem Hotellerie und Medizin zusammenkommen

Gehalt

Bei uns stehst du als Mitarbeiter*in mit all deinem Können im Vordergrund. Deshalb bieten wir dir ein Gehalt, das nicht nur marktgerecht und deutlich über dem Kollektivvertrag liegt, sondern deine Leistung und Erfahrung über das übliche Maß hinaus belohnt. Gesetzlich angeben müssen wir das kollektivvertragliche Mindestentgelt von EUR 2.232,00 brutto pro Monat auf Basis von 40 Stunden.

Deine Aufgaben

• Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter*innen: Du bist erste Ansprechperson bei alltäglichen und personalrelevanten Fragen, unterstützt bei der gemeinsamen Lösungssuche, organisierst Termine und führst Protokoll. Du begleitest Themen wie Langzeitkrankenstände, Elternteilzeit, Bildungskarenz oder Wiedereingliederung.

• Vorbereitende Lohnverrechnung: Du bereitest die monatliche Personalverrechnung vor, kontrollierst Lohnsets, Zeiterfassung und Dienstplanung, verwaltest Urlaubskonten, dokumentierst Krankenstände und Abwesenheiten und bist Hauptansprechperson für unseren Lohnverrechnungspartner. Im Zuge dessen führst du die digitale Personalakte, meldest Mitarbeiter*innen an und ab, sowie erstellst Bestätigungen.

• Recruiting & Onboarding: Du betreust unser Bewerbungsportal, bist für Bewerber*innen erreichbar, koordinierst Termine, gestaltest den ersten Tag und begleitest neue Kolleg*innen durch die ersten Wochen.

• Mitarbeiter*erlebnis: Du organisierst unsere Mitarbeiter*veranstaltungen wie Sommerfest und Weihnachtsfeier, bereitest Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen vor und betreust unseren Auftritt auf Kununu.

• Lehrlingsmanagement: Du betreust unsere Lehrlinge vom Lehrvertrag über Berufsschule und Lehrlingsstelle bis zur Lehre mit Matura.

• Weiterbildungsmanagement: Du organisierst und dokumentierst Weiterbildungen.

• Behörden & Partner: Du kümmerst dich um A1-Bescheinigungen und Beschäftigungsbewilligungen und bist Kontaktperson für Arbeitsinspektorat, Sozialversicherung und externe Partner.

• Arbeitssicherheit: Du koordinierst unser arbeitsmedizinisches Angebot inklusive jährlichem Gesundheitscheck, führst Mutterschutz- und Arbeitsplatzevaluierungen durch und dokumentierst Arbeitsunfälle. Dazu wirst du auch zur Sicherheitsvertrauensperson ausgebildet.

• Nach einem schrittweisen Onboarding unterstützen Sie mittelfristig auch unsere Buchhaltung: Kassenabrechnung, Zahlungsverkehr, Anzahlungen und Bestellungen.

Dein Profil

• Ausbildung in der sozialen Arbeit oder eine nachweisbar hohe Affinität dazu

• Hohe Serviceorientierung und soziale Kompetenz im Umgang mit unseren Mitarbeitenden

• Freude an strukturierter und umsetzungsorientierten Verwaltungsarbeit

• Ruhig und zugewandt, auch wenn Anliegen schwierig werden

• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen

• Vertrauenswürdig und diskret im Umgang mit sensiblen Daten

• Von Vorteil: Erfahrung in der Hotellerie oder im Gesundheitswesen

• Von Vorteil: Vorkenntnisse in der Lohnverrechnung, aber kein Muss, wir bilden dich aus

Bewerbung

Klingt nach dir? Dann schick uns deine Bewerbung in unserem Bewerbungsportal. Ein Lebenslauf und ein paar Sätze, warum dich die Stelle anspricht, reichen völlig. Wenn du mehr wissen möchtest, melde dich gerne bei mir  +43 676 33 68 913

Wir freuen uns auf dich.
Lieben Gruß, Christian Heschl-Sprung